4 estratégias para trabalhar melhor com email

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A verdade é que o email é parte do ruído que todos nós enfrentamos na vida cotidiana. Hoje enfrentamos mais ruído do que nunca:

Email

Whatsapp

TV

Streaming

Páginas

Mídia social

E muito mais…

O email acima de tudo é crítico para executivos e líderes. A má notícia é que também é um problema. Aqui está o porquê:

  1. A) O email ainda é o principal meio de comunicação com grupos e indivíduos nas empresas.
  2. B) A maioria das pessoas tem rotinas horríveis para trabalhar com email, tornando o email muito menos eficaz do que deveria ser.
  3. C) O email é barato e fácil, inundando assim nossas caixas de entrada com um dilúvio de assuntos importantes (e também muito lixo).

Há uma tonelada de conselhos quando se trata de email, alguns dos quais vou falar no final deste post. Alguns gurus da produtividade promoverão a técnica do “inbox zero” diariamente. O problema é que isso provavelmente é surreal e pode ser desnecessário.

O problema real é que a maioria dos jovens executivos e líderes trabalha com e-mail de uma das duas maneiras:

Acessam o email o tempo todo, interrompendo seus afazeres com um hábito de verificar a caixa de entrada a cada 3,74 segundos. Isso não só torna o dia totalmente agitado, mas cria um vício.

Acessam tão raramente que perdem peças críticas de informação.

Você pode estar pensando – “qual é a sacada“? ” Eu não trabalho bem com o email… qual é o problema?”

A sacada é: o email nos representa para aqueles à nossa volta. Um exemplo real – um colega meu perdeu um e-mail importante, resultando em uma reunião perdida, que foi uma ENORME  oportunidade de negócios perdida.

A outra razão pela qual o email é tão importante é que as pessoas nos julgam com base em nossos hábitos de email. Agora, eu não estou dizendo que você vai será promovido baseado em como você trabalha com email. Mas, você pode não conseguir uma promoção se você for reconhecido por ser desorganizado. Justo ou injusto, julgam-nos baseados em como nós trabalhamos (ou não trabalhamos) com email.

As seguintes estratégias são recomendadas a fim de tomar uma adotar uma rotina razoável para trabalhar com email:

Defina 2 horários por dia para verificar e responder emails. Uma vez na parte da manhã e outra vez no final da tarde.

Conseguir o “inbox-zero” uma vez por semana. Isso pode fazer parte da sua revisão semanal, mas certifique-se de obter sua caixa de entrada sem nenhuma pendência uma vez por semana. Zero, nenhum, nada. Estou falando sério.

Saiba como usar o email para sua vantagem. Envie emails sobre APENAS um tópico. Seja breve e direto ao ponto. Evite enviar grupos por email, a menos que seja absolutamente necessário.

Saiba quando uma passar a mão no telefone é melhor do que um email. Se você precisar falar muito, pegue o telefone. Se você não quer algo por escrito, pegue o telefone.

Essas são minhas principais estratégias para trabalhar com email de forma mais eficiente. Se você tem mais alguma dica, Deixe um comentário!


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