6 itens para você verificar antes da sua próxima reunião

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Terça-feira foi um daqueles dias. Quando cheguei em casa às 22h30, depois de uma série de reuniões e eu sentia que eu não deveria ter ido à algumas delas. Só me restou refletir sobre aquele dia.

Algumas das minhas reuniões foram rápidas (menos de 20 minutos), enquanto outras duraram até 2 horas. Uma reunião estava agendada para a semana seguinte, mas a pessoa insistiu em adiantar. Uma análise de caso de um cliente que poderia ter sido feito em 20 minutos, e gastaram uma hora e meia . Para melhor ou para pior, isso é bem típico para muitos de nós que devem participar de eventos e reuniões. A questão é, “tem que ser desta maneira?”

E você? Como foi o seu dia? As reuniões interromperam um dia produtivo? Gostaria de participar de menos reuniões?

The Modern Meeting Standard mostra que o problema fundamental das reuniões é que elas simplesmente não nos ajudam a ser eficientes. O livro argumenta que “a reunião tradicional nos manteve reféns por muito tempo, desperdiçando nosso tempo, energia e drenando de nós a vitalidade que torna o trabalho excitante e gratificante. E para nossas organizações, a reunião tradicional atrapalha decisões importantes, força nossa organização a andar, quando todos temos o ardente desejo de correr. ”

Em vez de deixar as reuniões nos manterem reféns, podemos fazer um balanço de coisas e trabalhar através de uma lista de qualquer reunião que você está programado para participar.

Aqui está a lista:

  1. Pergunte: eu realmente preciso estar lá? Você foi convidado porque alguém pensou que seria bom ter você ou sua presença é vital para a discussão? Muito desta resposta também dependerá do seu papel e função dentro da organização.
  2. TODA reunião precisa de uma agenda. É um imenso sinal de perigo se uma reunião não tem uma agenda.
  3. Confirme que a reunião realmente vai acontecer. Não consigo contar quantas vezes eu apareci para uma reunião só para descobrir que tinha sido remarcada e que “esqueceram” de avisar alguns participantes.
  4. Verifique o local. A maioria das reuniões começa atrasada porque as pessoas não sabem onde a reunião está acontecendo. Uma correção rápida é simplesmente ser específico em suas instruções aos participantes. Boa sinalização também ajuda.
  5. Prepare-se. Leia o que foi enviado com antecedência. Traga suas anotações. Se as reuniões são parte do trabalho, venha pronto para trabalhar. Não se chega às 14h para uma reunião as 14h. Tente chegar lá cinco minutos mais cedo, a fim de escolher um bom lugar e organizar suas coisas.
  6. Saia quando chegar a hora certa. Não, você não precisa sair depois da reunião ter terminado. Não, você não tem que perder tempo se uma reunião está uma porcaria. Basta fechar seu notebook e pedir desculpas. Lembre-se que profissionais vêem seu tempo como um comodity.

Para finalizar, eu percebo que as reuniões são parte da vida. Na medida em que possamos mudar sua vibração e fluxo, seremos mais felizes e produtivos. Melhor ainda, as pessoas ao nosso redor vão gradualmente ver como usar reuniões de forma eficaz e não como o padrão para a produtividade genuína.

Pergunta: Você olha para sua semana, qual foi a melhor reunião que você participou? O que a tornou produtiva? (E não, você não pode dizer “aquela que eu não participei”!)


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