Como evitar falhas na comunicação via e-mail

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A chefe de enfermagem estava furiosa. Ela tinha acabado de receber um e-mail de um de seus médicos que lê algo assim:

Para: Joana da Silva

De: Dr. Zé das Couves

Assunto: Reunião

Conteúdo: JÁ EU DISSE QUE NÃO POSSO IR À REUNIÃO!

Joana desejou que ela nunca recebeu e-mails como este. Infelizmente, este médico em particular, e-mails escritos em letras maiúsculas eram comuns. Os pontos de exclamação eram a norma. Dr. Zé sempre foi um excelente médico, mas tratava-se de e-mail, ele era tosco, ruim e ainda acabava com as pessoas. Ela se perguntou se alguém já tinha falado alguma coisa pra ele, mas sabia a resposta dessa pergunta.

E-mails como o do Dr. Zé são mais comuns do que imaginamos. Lembro-me da história de um colega. Ele estava chateado com caixas de pizza sendo deixadas em sala de aula. Não posso culpá-lo. Seu e-mail, obviamente chateado, tornou-se motivo de chacota de toda a escola que ele trabalhava, porque ele acusou todo mundo de ser “grosseiro e adolescente” por fazer uma coisa terrível. Sua raiva era justificada. Seu email não era.

O e-mail, como meio de comunicação, tem seus limites. O problema é que muitas vezes tratamos o email como a maior forma de interação com as pessoas no trabalho. Não é.

Se há uma coisa que estamos tentando cortar no trabalho, seria e-mail. Não é que o e-mail é “ruim” (é realmente muito útil), mas há alguns problemas inerentes com ele como uma meio de comunicação:

A maioria das pessoas tem maus hábitos de e-mail. Alguns verificar e-mail a cada dois minutos enquanto outros duas vezes por mês. Não conheço ninguém que tenha uma caixa de entrada totalmente clara no final do dia.

O e-mail existe para compartilhar informações ou a fazer perguntas curtas. Não é bom para transmitir emoção ou para comunicar conceitos mais profundos.

E-mails mal escritos podem prejudicar todo o dia de uma pessoa ou, pior ainda, seus relacionamentos com colegas. O e-mail, como o do Dr. Zé, não tirou nada da sua capacidade de realizar cirurgias. Mas machucou seu relacionamento com Joana.

Aqui estão algumas dicas para se certificar de que o e-mail é útil e constrói rapport em vez de criar divisão:

Seja breve.

Evite usar caps, a menos que você esteja compartilhando informações positivas.

Evite informações sensíveis.

Evite o confronto.

Releia seu e-mail para fazer uma pergunta importante: “Como isso soa para a pessoa do outro lado?”

Evite e-mails rápidos que você acabou de disparar enquanto estiver em movimento.

Esvazie sua caixa de entrada duas vezes por semana.

A maioria de nós não é tão ruim quanto o Dr. Zé em nossas mensagens. Ainda assim, podemos ir para um padrão mais elevado que constrói rapport, comunica informações valiosas e expande o profissionalismo.


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