Como terminar uma reunião no horário?

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Alguma vez você já esteve em uma reunião que pensou que ia acabar, e ela durou mais 2 horas?

Já falamos outras vezes sobre reuniões mas ultimamente eu tenho me interessado pelas reuniões sem fim. Fiquei tão frustrado que uma vez liguei o cronômetro quando pensei que a reunião deveria terminar. Conforme os participantes conversavam sobre mais e mais assuntos que não tinham a ver sobre nosso encontro, em seguida meu relógio indicou que um extra de 20 minutos. Como eu adoraria recuperar aqueles 20 minutos!

O que fazer nesse tipo de situações? Se você é capaz de identificar o “problema” e é recorrente, eu indico o seguinte:

Ofereça-se para serio o facilitador da reunião. Isso é arriscado porque você automaticamente “ganha” essa função na próxima reunião. Eu fiz isso recentemente e funcionou, a pessoa que organizou o encontro me agradeceu tudo ter dado certo e terminamos no horário.

Por outro lado, se é uma reunião única ou um grupo que você não pode ser o facilitador, você pode:

Educadamente dizer, “terminamos?” Terminar desssa forma ajuda com alguns grupos apenas. Conheça o seu grupo e julgue se eles receberão bem esse tipo de mensagem. Asituação de todos é simples: o dia está ocupado e há outras coisas para fazer – por que gastar mais tempo em uma reunião?

E, finalmente, se essa não é uma opção viável, você pode:

Comece a arrumar suas coisas e diga: “Nosso encontro foi produtivo, tenho outro compromisso, obrigado”. Esta cena envia uma mensagem para o seu grupo – você é uma pessoa ocupada com coisas para fazer, vamos pra frente.

Esteja atento às reuniões que você tem hoje. Quão bem eles estão sendo executadas? Poderia terminar mais? Às vezes, terminar é tão importante quanto começar.


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