Concretize o Potencial do Shadow IT

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Os líderes empresariais e de TI de hoje buscam combater o uso crescente de dispositivos pessoais e aplicativos não autorizados no ambiente de trabalho, que costuma ser conhecido como “Shadow IT”.

Essa tendência cada vez mais presente é uma resposta natural para a busca dos funcionários de criar e colaborar com a mesma facilidade, eficiência e liberdade de que desfrutam em suas vidas cotidianas.

Se o crescimento da Shadow IT pode trazer diversos riscos de segurança para as empresas, ele também oferece oportunidades singulares para que as empresas repensem as ferramentas e os processos tradicionais, modificando-os de modo a oferecer suporte à produtividade e à inovação, além de minimizar os riscos.

Acreditamos que as empresas não precisam escolher entre agilidade e segurança.
Examinamos o papel da TI nesse novo cenário, oferecendo informações sobre os setores de TI e as empresas que usaram o Google Apps for Work para capacitar funcionários com suas ferramentas de colaboração favoritas, além de proporcionar segurança robusta e controles que protegem os dados.

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Há pouco tempo, a personalização do escritório consistia em trazer sua caneca preferida e o compartilhamento com colegas ocorria com o envio de e-mails para outros escritórios.

No entanto, com a hegemonia de tablets e smartphones, além de serviços e aplicativos baseados na nuvem, o limiar entre a vida pessoal e o trabalho tornou-se muito tênue. Hoje, dispositivos e aplicativos para consumidores e empresas são praticamente intercambiáveis.

Funcionários que já precisaram estar fisicamente no escritório para participar de videoconferências, colaborar em um documento ou uma apresentação ou conversar com alguém de outra cidade ou país agora podem fazer tudo isso de qualquer lugar e a qualquer momento, com poucos toques em um smartphone.

Dada a liberdade, a velocidade e a simplicidade da tecnologia para o consumidor, não é surpreendente que os funcionários usem seus dispositivos e aplicativos pessoais para serem mais produtivos no local de trabalho.

Porém, o uso de aplicativos não autorizados ou “Shadow IT” no escritório representa para as empresas um novo conjunto de riscos de segurança, que incluem desde o roubo de dados até infecções de malware e violações de compliance, ameaças competitivas e danos à reputação.

Nesse novo ambiente, os gerentes de TI se deparam com um difícil exercício de equilíbrio: como gerenciar e proteger as informações da empresa e oferecer, ao mesmo tempo, liberdade e produtividade criativa. O Google acredita que as empresas não precisam fazer concessões.

Este artigo examina o papel dos gerentes de TI nesse novo cenário e mostra como o Google Apps for Work pode oferecer uma solução de TI que capacite os funcionários com suas ferramentas de colaboração favoritas e proporcione os controles e a segurança necessários para proteger dados importantes.

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Quem está usando a Shadow IT?

Em poucas palavras? Todo o mundo.

Aplicativos de terceiros e serviços de software na nuvem não aprovados fazem parte do ambiente de trabalho há mais de uma década, já que os funcionários mais antenados em tecnologia procuram maneiras mais rápidas e simples de armazenar, acessar e compartilhar arquivos, bem como se conectar e colaborar com colegas.

Estudos recentes estimam que 79% das empresas têm funcionários que usam ferramentas de compartilhamento de arquivos ou colaboração para o consumidor no ambiente de trabalho, com ou sem aprovação.

1 A empresa de pesquisas Gartner relata que 38% dos gastos da TI empresarial estão fora do orçamento para a TI corporativa. Esse número passará a mais de 50% até 2017.

2 A Shadow IT não está limitada a uma função ou um serviço.

Os aplicativos para consumidores são usados em todos os locais, proporcionando soluções para diversos problemas cotidianos do local de trabalho: desde o compartilhamento de arquivos com inúmeras versões até o bate-papo por vídeo, que permite que pessoas conversem ao vivo de qualquer lugar do mundo.

De acordo com uma pesquisa conduzida pela Accenture, 44% dos funcionários não estão satisfeitos com os dispositivos e softwares disponibilizados por seus empregadores.

4 Cerca de metade deles acabam usando aplicativos para consumidores no trabalho.

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As pessoas também levam aplicativos para o trabalho, não só dispositivos

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Alguns dos problemas de trabalho mais comuns solucionados com aplicativos para consumidores:

  • Backup e armazenamento de dados
  • Compartilhamento de arquivos
  • Colaboração em documentos
  • Acesso ao trabalho em dispositivos móveis
  • Comunicação por videoconferências e mensagens
  • Compartilhamento de ideias em mídias sociais

A coisa certa a se fazer é ajudar as pessoas a terem o máximo de produtividade e, para isso, é preciso… entender o conjunto de ferramentas que elas… querem usar. Você deve, na medida do possível, proporcionar esse conjunto de ferramentas. Ao fazer isso, você cria uma cultura organizacional completamente diferente. — Ben Fried, CIO da Google

Quando o compartilhamento de arquivos é o símbolo desse fenômeno, a colaboração é a necessidade mais ampla

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Do ponto de vista da TI, o uso de aplicativos não autorizados não é só uma questão de violação da política da empresa.

A Shadow IT expõe uma empresa a uma série de riscos que variam entre roubo de dados e compliance regulatório até phishing e golpes, ameaças competitivas e comprometimento da reputação.

Por mais assustador que isso pareça, a Shadow IT não é o inimigo.

Ela é apenas uma resposta natural para o desejo dos funcionários de trabalhar melhor e mais rapidamente usando suas ferramentas favoritas.

Em termos simples: os funcionários buscam novas maneiras de criar e colaborar no espaço de trabalho com a mesma facilidade, eficiência e liberdade de que desfrutam em suas vidas cotidianas.

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A lição mais importante que podemos aprender com a Shadow IT é que as empresas não precisam mais escolher entre agilidade e segurança.

Com o Google Apps for Work, é possível oferecer uma solução de TI atende às necessidades dos funcionários e minimiza o risco corporativo.

O primeiro passo para concretizar o potencial positivo da Shadow IT é analisar como os funcionários colaboram e se comunicam.

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