2 estratégias para melhorar suas reuniões (e mais um bônus)

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Neste post, vamos falar sobre um dos assuntos que mais assombra líderes e executivos. O tempo GASTO com reuniões.

Isso mesmo. GASTO. Eu sempre como muito cuidado ao usar os termos “gasto”, “perda”, “ganho” e “investimento”. Não tenho a menor dúvida que mais da metade do tempo das reuniões que a grande maioria faz é GASTO.

Pare e pense nas últimas reuniões que você fez. Analise de forma verdadeira o valor que você entregou ou que você absorveu desses encontros.

Um líder, em qualquer área, gasta muito tempo em reuniões. E essas reuniões podem ter os mais diferentes formatos e motivos:

  1. Reuniões informativas
  2. Brainstorm
  3. Apenas com a pessoa a quem você se reporta ou com um membro específico da sua equipe
  4. Reuniões rápidas com membros duas etapas acima ou abaixo de você
  5. Reuniões de estratégia
  6. Reuniões de conselho
  7. E a lista continua…

O volume de reuniões não é necessariamente o problema. O verdadeiro problema é que as reuniões, como sabemos, sofrem de uma série de doenças graves, geradas muitas vezes por despreparo e incompetência de quem as organiza. As doenças mais comuns são:

  1. Não ter um propósito claro: “qual é a razão para esta reunião?”
  2. Não ter um bom moderador: “quem está organizando? Quem fala e quem escuta?
  3. Não ter uma agenda: “o que queremos fazer nesta reunião?”
  4. Não ter um tempo final definido: “que horas terminamos?”

Para piorar, muitas organizações promovem uma cultura que altera a mentalidade da equipe. Conheço UM MONTE de gente que acha que “estar em reunião” é bonito, faz paracer importante ou qualquer outra idiotice que eu simplesmente não consigo entender. Isso resulta em a) gente com pavor de reunião ou b) gente que acha que reunião é a única saída para tomar decisões.

Para responder a): Não dá pra culpar gente que tem pavor de reunião. Quantas das últimas reuniões começaram tarde e/ou não tinham um propósito claro? E foram uma completa perda de tempo? Quem não gostaria de evitar uma reunião assim?

Sobre b): isso é mais complicado. Se “ter uma reunião” é a única maneira de tomar decisões, ela acabará produzindo resultados concatenados. Por quê? Simplificando, quando você embarca em uma reunião péssima, é óbvio que o resultado é ruim. Isso leva a organização inteira para um modo mais lento de produtividade acaba consumindo a energia da equipe.

Então o que um líder deve fazer?

Primeiro, uma história pessoal. Recentemente me chamaram para uma reunião. Um cliente importante iria participar. Mas o assunto não tinha nada a ver comigo. NADA, ZERO, ZIP. Respondi que eu não iria participar. Muito simples, não é engenharia de foguete, mas foi o suficiente para 3 pessoas falarem pra mim: “NOSSA, COMO VOCÊ NEGOU UMA REUNIÃO COM O FULANO?”

É a simplicidade da Estratégia Um: apenas participe de reuniões que você realmente precisa. Eu sei que se você não é um supervisor, executivo ou “o chefe”, você pode ter menos flexibilidade do que outros, mas o princípio é o mesmo. Você tem que blindar sua agenda a todo o custo das reuniões péssimas.

A Estratégia Dois está diretamente relacionada a você quando você precisa organizar uma reunião. Se você tiver que organizar uma reunião, faça direito. Minha sugestão é abordar os itens mencionados acima, um de cada vez:

  1. Tenha um propósito claro: “a razão pela qual estamos aqui é XYZ”
  2. Modere: começe no horário, envolva todos, esclareça tarefas de acompanhamento, tome notas, acompanhe os tópicos discutidos de tempos em tempos, termine no horário.
  3. Faça uma ata: você pode ou não publicar com antecedência. Se é um grupo pequeno, você pode simplesmente começar com: “Primeiro queremos discutir X e depois passar para Y e terminar com Z. Então nós saberemos que estamos prontos e podemos voltar ao trabalho”.
  4. Ter um horário definido: você precisará lembrar as pessoas dos objetivos da reunião, dando-lhes oportunidade para terminar no horário (ou melhor ainda, terminar antes!). Os participantes precisam saber que a reunião provavelmente só precisará de 15 minutos ou 30 minutos, etc. 99% das reuniões devem durar de 30 a 45 minutos (ou o dia todo).

Ao praticar essas duas estratégias simples, você se transformará o tempo das reuniões em INVESTIMENTO e se tornará mais eficiente e produtivo.

Aqui está uma dica bônus: quando a reunião termina e você é o organizador, simplesmente levante-se e agradeça a todos por terem vindo. Isso sinaliza para o grupo que “terminamos” e podemos voltar para o que está na agenda. Isso pode parecer rude no início, mas depois de um tempo, as pessoas vão aprender que as reuniões não precisam ser longas. Experimente e me conte os resultados.


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