Você é multitarefa? Produtividade máxima com 3 dicas

multitarefa

Vou começar este artigo com um desafio: ler o texto inteiro de uma vez, sem interromper a leitura. Não pode olhar mensagens no celular ou passar pelas redes sociais.

Se você ceder a tentação e fizer outra coisa durante a leitura, você realmente age como um multitarefa. Mas não se engane, ser multitarefa é um mito, para a grande maioria das pessoas.

Uma pesquisa de 2010 da Universidade de Utah, testou um grupo de motoristas que, enquanto dirigiam um carro (no simulador) foram submetidos a alguns testes, na primeira etapa apenas dirigiam o carro e na segunda dirigiam o carro e usavam o celular, ao mesmo tempo.

Os resultados demonstraram que apenas 2,5% dos participantes foram capazes de executar mais de uma tarefa ao mesmo tempo (sem alteração nos resultados), os demais se atrapalharam e tiveram queda significativa na performance.

Eu achava que era multitarefa, fazia duzentas coisas ao mesmo, abria um monte de programas e abas de internet no computador, respondia e-mail, respondia Skype, olhava o WhatsApp, tudo ao mesmo tempo, aquela bagunça com cara de mega produtividade.
Essa tentativa de dar conta de todas estas tarefas me causava uma enorme angústia e, mesmo quando terminava a tarefa, restava um sentimento de que faltou algo e que poderia ter me dedicado mais.
Contigo também? Então repense.

 

— Pessoas monotarefas conseguem ser de 20% a 30% mais produtivas do que as multitarefas. —

 

Tá e aí? Tem alguma sugestão?
Sim! Tenho algumas dicas que podem ajudar, desde que você compre a idéia e não se sabote no meio do caminho.

 

Entenda sua rotina e crie listas (a famosa To Do List)

Entenda como você funciona, quais são as suas rotinas domésticas e corporativas, os horários em que possui mais energia, enfim, descobrir o que seria mais eficiente para o seu caso específico.

Criar uma lista com as atividades semanais e diárias ajuda a enxergar o todo, quebre esta lista em períodos e organize as atividades de forma que consiga focar em cada uma no seu devido tempo. Se quiser, pode baixar algum aplicativo com esta finalidade, comoEvernote, Google Keep, etc.

Exemplo: Vou chegar na empresa as 8h, tenho 6 atividades pra fazer hoje, vou fazer 2 atividades que necessitam de mais concentração pela manhã, gastando 1h30 em cada e vou deixar 1h antes do almoço pra ver e-mails e retornar algumas ligações.
Almoço tranquilo (com celular silenciado e sem ver notícias ruins na TV) e em 20 minutos, depois do almoço, checo mensagens particulares, redes sociais, notícias, pago contas. Dá tempo pra fazer tudo.
Voltando do almoço me dedico as demais atividades, sem distração, fazendo uma pausa entre elas, após encerrar cada uma e antes de iniciar a próxima, para checar e-mails e retornar telefonemas.
No final do dia, monto a lista para o dia seguinte. E assim por diante.

A lista é um ponto de partida e é claro que aparecem imprevistos e novidades no meio do dia.

Relaxe, se conseguir cumprir 80% do que planejou, terá um dia muito mais produtivo do que se nada tivesse sido feito

evernote
googlekeep

Combata a distração com disciplina

Sem receio de errar, digo que este é o grande desafio dos tempos modernos, um desafio que fica cada dia mais complexo com tanta parafernália conectada e que apita e pisca na tela.

Existem estudos que dizem que a cada interrupção, seja ela um novo e-mail, uma mensagem no WhatsApp, uma fuçada no Facebook, faz com que o profissional leve em média 25 minutos para retomar à tarefa original.
O fato de ficar dividindo a atenção entre várias tarefas prejudica o raciocínio e a memória, e como consequência a redução do desempenho.

Se você tentar meditar vai saber o que é ver seu cérebro viajando em distrações. Nosso cérebro é uma máquina de distração.

Minha dica é que instale algum plugin no seu browser, por exemplo o Website Blocker para o Chrome, bloqueando assim o acesso a porcarias em horário produtivo, que silencie notificações no celular, de todos os aplicativos, que configure o não perturbe, que feche aplicativos quando não estiver utilizando. Toda ajuda é bem vinda.

Aposto que está fazendo conta com os 25 minutos.

 

Foque no momento e esteja presente

Quantas vezes você está em uma reunião, toca o celular de alguém e todo mundo para esperar o campeão atender e encerrar a ligação?
Você está fazendo alguma tarefa e lembra que tem outra tarefa importante pra fazer, aí começa a buscar material e fica com as duas tarefas iniciadas e sem saber qual é a principal. Quem sempre?

Foque 100% na atividade daquele momento, dê atenção total. Respeite o tempo de todos. Torne o momento produtivo e prazeroso.
Elimine da sua vida a síndrome do “Tem Que”. Tenho que fazer tal coisa, tenho que comprar tal coisa, tenho que lembrar de lembrar a pessoa de pedir pra tal pessoa fazer tal coisa. Tem que, tem que, tem que.

Esqueça, se não for conseguir fazer na hora, anote ou deixe pra depois e pare de perder tempo com o assunto.
Isso serve para sua vida pessoal também, viu. Esteja totalmente presente, não só de corpo presente.

Faça uma conta de padeiro: Digamos que você melhore 20% sua produtividade no trabalho, em 1 ano (com aproximadamente 250 dias úteis) terá o equivalente a 400 horas “liberadas”, o que daria incríveis 50 dias de 8h úteis de trabalho.
Vamos diminuir o glamour que algumas pessoas e empresas dão ao profissional multitarefa. Poucos são e muitos outros tentam em vão ser.

Deixe um comentário e me diga o que você faria com este tempo livre.

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